KoL:n rekrytointiprosessin tietosuojaseloste
Päivitetty 16.3.2022
Yleistä
Yksityisyytesi suoja on meille tärkeää. Kansalaisopistojen liitto KoL – Medborgarinstitutens förbund MiF ry (myöhemmin KoL) on sitoutunut suojaamaan yksityisyyttäsi ja käsittelemään henkilötietojasi lakien ja asetusten mukaisesti tässä selosteessa kuvatuilla tavoilla rekrytointiprosessien aikana. KoL toimii rekrytointiprosessiin liittyvien henkilötietojesi rekisterinpitäjä.
“Henkilötiedolla” tarkoitamme kaikkea sellaista tietoa, itsessään tai yhdistettynä muuhun tietoon, jonka avulla voimme tunnistaa ja yksilöidä sinut.
“Arkaluonteinen tieto” viittaa mihin tahansa tietoon, josta ilmenee etninen alkuperä, poliittisia mielipiteitä, uskonnollinen tai filosofinen vakaumus tai esimerkiksi terveydentilaan liittyviä seikkoja. Pyydämme, että et liitä tällaisia tietoja hakemukseesi ilman erityisen painavaa syytä.
Henkilötietojen “käsittelyllä” tarkoitamme esimerkiksi tietojen keräämistä, tallentamista ja järjestämistä.
Mistä lähteistä keräämme tietoa?
KoL kerää käsittelemänsä henkilötiedot lähtökohtaisesti hakijalta itseltään. Tietoja voidaan kerätä myös hakijan suostumuksella hakijan ilmoittamilta suosittelijoilta.
Mitä tietoa keräämme?
KoL kerää hakijoista vain sellaisia välttämättömiä tietoja, joita tarvitsemme rekrytointiprosessin hoitamiseen. Tällaisia tietoja ovat mm. nimi, kotiosoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite sekä tiedot työkokemuksesta ja koulutuksesta ja lisäksi muut olennaiset tiedot, jotka hakija on antanut hakemuksessaan, ansioluettelossaan ja muissa mahdollisesti toimittamissaan liitteissä.
Millä perusteella KoL käsittelee näitä tietoja?
Rekrytointiprosessiin liittyvien henkilötietojen käsittely perustuu hakijan antamaan suostumukseen. Katsomme, että annat suostumuksesi henkilötietojesi käsittelyyn tässä selosteessa mainittuihin käyttötarkoituksiin lähettämällä meille työhakemuksesi liitteineen.
Jos jostain perustellusta syystä hakemuksesi yhteydessä vapaaehtoisesti annat arkaluonteista tietoa itsestäsi, kuten esimerkiksi terveystietoa, katsomme, että olet antanut nimenomaisen suostumuksen kyseisten henkilötietojen käsittelyyn. Pyydämme kuitenkin lähtökohtaisesti, että et liitä tällaisia tietoja hakemukseesi tai sen liitteisiin.
Mihin KoL käyttää antamiasi tietoja?
KoL käsittelee hakemuksesi yhteydessä antamiasi henkilötietoja ainoastaan rekrytointiprosessiin liittyen.
Luovutammeko tietojasi eteenpäin?
KoL käsittelee henkilötietojasi lähtökohtaisesti ainoastaan oman organisaationsa sisällä. Tietojasi säilytetään EU:n alueella sijaitsevilla palvelimilla ja niitä ei siis siirretä EU:n tai ETA- maiden ulkopuolelle.
Ketkä voivat käsitellä tietojasi?
Henkilötietojasi käsittelevät vain ne KoL:n työntekijät, jotka työtehtäviensä puolesta osallistuvat rekrytointiprosessiin.
Miten suojaamme henkilötietojasi?
KoL toteuttaa tarvittavat tekniset ja organisatoriset toimet, joilla estetään tietojesi väärinkäyttö ja joutuminen ulkopuolisten käsiin.
Antamasi tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Käyttämämme palvelimet ovat vahvasti suojattuja.
Kuinka kauan KoL säilyttää antamiasi tietoja?
KoL säilyttää hakemuksesi ja siihen liittyvät liitteet korkeintaan kolme kuukautta hakuilmoituksessa mainitusta viimeisestä hakupäivästä. Avoimia hakemuksia emme säilytä niiden käsittelyn jälkeen.
Työnhakijan oikeudet
Yritämme parhaamme mukaan varmistaa, että käsittelemämme tiedot ovat oikein ja tarpeellisia niihin tarkoituksiin, joihin ne on kerätty. Sinulla on oikeus pyytää pääsyä sinua itseäsi koskeviin tietoihin. Tämän lisäksi sinulla on oikeus oikaista / täydentää antamiasi tietoja. Sinulla on myös oikeus peruuttaa antamasi suostumus henkilötietojesi käsittelyä koskien. Toteuttaaksesi näitä oikeuksia pyydämme sinua ensisijaisesti olemaan meihin yhteydessä lähettämällä viestin samasta sähköpostiosoitteesta, josta lähetit hakemuksesi. Sähköpostiviestisi voit lähettää osoitteeseen rekrytointi@kansalaisopistojenliitto.fi.
Jos sinulla on henkilötietojen käsittelyyn liittyviä muita kysymyksiä, voit olla ensisijaisesti yhteydessä meihin lähettämällä viestin osoitteeseen rekrytointi@kansalaisopistojenliitto.fi. Tarvittaessa voit kääntyä myös tietosuojasuojaviranomaisen puoleen.
Kansalaisopistojen liitto KoL – Medborgarinstitutens förbund MiF ry
