ohjelmistorobotiikka

Tekoälyn ja ohjelmistorobotiikan tulemisesta osaksi arkeamme on puhuttu jo aika pitkään. On jopa maalailtu uhkakuvia siitä, mitä pahimmillaan voi tapahtua. Aihe on keskustelun, pohdinnan ja kehittämisen arvoinen ja nimenomaan kehitystyössä kannattaa ehdottomasti pysyä mukana. Monella opistolla onkin jo käytössään tätä tekniikkaa.

Kerron muutamia esimerkkejä Vantaan aikuisopiston ja ylläpitäjämme Vantaan kaupungin jo tällä hetkellä käyttämistä ratkaisuista. Ne eivät ole mitään ihmeellistä, mutta antavat hyvän käsityksen siitä, millaisia käytännön sovelluksia hyödynnämme jo tällä hetkellä.

Kun ostolaskujen käsittelyjärjestelmäämme kilahtaa lasku hyväksyttäväksi, se on suurella todennäköisyydellä ohjelmistorobotin käsittelemä. Lasku on tiliöity, järjestelmään on tehty tarpeelliset merkinnät ja lasku on ohjattu minulle hyväksyttäväksi. Olen pannut merkille, että tämä robottimme tekee hyvin tarkkaa työtä. Hyväksymiseni jälkeen lasku reitittyy automattisesti oikein kirjanpitoon ja maksatukseen.

Työsopimusten käsittely ja arkistointi on Vantaalla pitkälti automatisoitu henkilöstöhallinnon järjestelmässä. Jatkokehittelyssä on myös kansalaisopiston työsopimusten allekirjoittaminen sähköisesti ja automaattinen käsittelyprosessi. Tämä vaatii hiukan integraatiotyötä. Työsopimuksemme tuotetaan omassa järjestelmässämme, josta ne täytyy saada siirtymään sujuvasti kaupungin henkilöstöjärjestelmään.

Automatisoitu talousraportointimme puolestaan tuottaa minulle talousraportin pyytämälläni aikavälillä. Raportille voi valita haluamansa muuttujat ja tarkastelukulman. Sitten järjestelmä tekee raportin toivomallani tavalla ja toimittaa sen minulle määrävälein.

Kokeilimme myös yhdenlaista tiedolla johtamisen mallia muutamia vuosia sitten. Malli pystyi projisoimaan kaikki kurssimme Vantaan kartalle, ja sen tulokulmaksi saattoi valita minkä tahansa sille syötetyön tietomassan tiedoista: kurssien toteutumisen tai peruuntumisen, osallistujien sukupuolijakauman, kurssin aihealueen jne. Ohjelma pystyi myös ennustamaan kurssien peruuntumisen tai toteutumisen todennäköisyyden suhteessa eri muuttujiin. Tämä “ennustaminen” ontui vain hieman, koska se perustui historiatietoon, ja kuten tiedämme, trendejä ei aina pysty ennustamaan. Olemme pian aloittamassa uudelleen tiedolla johtamisen kokeilua, ja sen tuloksia odotan innolla.

Koski-suostumuksen sähköinen hyväksyminen ja automaattinen arkistointi kaupunginarkiston pysyväissäilytykseen toteutettiin opistossa jokin aika sitten. Kun asiakas ilmoittautuu opintopistekurssille, hän saa hyväksyttäväkseen suostumuslomakkeen, jolla hän antaa suostumuksensa tietojensa kirjaamiseksi Koski-tietovarantoon. Tämä sähköisesti allekirjoitettu dokumentti viedään opiston järjestelmästä täysin automaattisesti kaupunginarkistoon pysyvään säilytykseen. Opistolla tätä prosessia varten ei tarvita yhtään työtä.

Opistolla jää vuosittain jonottamaan kurssipaikkaa tuhansia innokkaita kurssilaisia. Järjestelmämme automatiikka tarjoaa peruutuksen myötä vapautuvaa kurssipaikkaa seuraavana jonossa olevalle. Jos aikaa on, tarjotaan paikkaa yksi kerrallaan ja odotetaan vastausta. Jos kurssin alkuun on vain vähän aikaa, paikkaa tarjotaan useammalle, ja nopein saa paikan. Kaikki tämä hoituu tietojärjestelmässä. Ennen opintosihteerimme tekivät valtavasti töitä soittaessaan ja tavoitellessaan sähköpostilla jonossa olevia henkilöitä.

Edellä kuvatut esimerkit ovat isojen järjestelmien vaativia toiminnallisuuksia, jotka vaativat melko paljon ohjelmointia. Opistolla voidaan mahdollisesti hyödyntää yksinkertaisempia järjestelmiä, esim. O365-ympäristöön kytkeytyvää Microsoftin PowerAutomate-työkalua. Sillä voidaan luoda erilaisia työnkulkuja vaikkapa dokumenttien käsittelyyn. Yksinkertaisimmillaan esim. Outlook-sähköpostiohjelmaan voi luoda automaattisia toimintoja työtään helpottamaan.

Myös tekoälyapurit ovat nykyään monipuolisia ja tehokkaita. Niillä voi tuottaa esimerkiksi käännöksiä, tiivistelmiä, kuvituskuvia ja jopa kokonaisia tekstejä. Sen verran huteralla pohjalla kuitenkin vielä liikutaan, että lopputulos on syytä tarkistaa erittäin tarkalla lähdekritiikillä.

Loppuun vielä keskustelevan tekoälyn vastaus kansalaisopistojen vaikuttavuutta koskeneeseen kysymykseeni:

• Kansalaisopistot edistävät elinikäistä oppimista ja sivistystä tarjoamalla kaikille avoimia ja monipuolisia oppimismahdollisuuksia eri aiheista ja aloista.
• Kansalaisopistot tukevat osallisuutta ja yhteisöllisyyttä luomalla kohtaamispaikkoja ja verkostoja eri taustaisille ja ikäisille ihmisille.
• Kansalaisopistot lisäävät hyvinvointia ja terveyttä tarjoamalla harrastuksia, virkistystä ja mielenterveyden tukea sekä ehkäisemällä syrjäytymistä ja yksinäisyyttä.
• Kansalaisopistot vahvistavat työelämätaitoja ja työllistymismahdollisuuksia antamalla uusia tietoja ja taitoja sekä lisäämällä itsetuntoa ja motivaatiota.
• Kansalaisopistot edesauttavat kestävää kehitystä ja innovaatioita levittämällä tietoisuutta ja osaamista ympäristö-, kulttuuri- ja yhteiskuntakysymyksistä sekä kannustamalla luovuutta ja kriittistä ajattelua.
• Kansalaisopistot tuovat iloa ja elämänlaatua tarjoamalla mahdollisuuksia toteuttaa itseään ja löytää oma ääni eri taiteen ja kulttuurin muodoissa.
• Kansalaisopistot rakentavat siltoja ja ymmärrystä tarjoamalla mahdollisuuksia oppia eri kielistä, kulttuureista ja uskonnoista sekä edistämällä moninaisuutta ja ihmisoikeuksia.
• Kansalaisopistot tuottavat tietoa ja osaamista tarjoamalla mahdollisuuksia osallistua tutkimukseen, kehittämiseen ja vaikuttamiseen eri yhteiskunnan aloilla.
• Kansalaisopistot luovat arvoa ja hyötyä tarjoamalla edullisia ja laadukkaita palveluita, jotka säästävät julkisia varoja ja lisäävät alueellista elinvoimaa.
• Kansalaisopistot ovat oppimisen edelläkävijöitä tarjoamalla joustavia ja innovatiivisia oppimisympäristöjä, menetelmiä ja välineitä, jotka vastaavat muuttuvan maailman haasteisiin.

Ei huono! Hyvin louhittu netissä olevaa tietoa!

Meillä on paljon haltuun otettavaa. Pelko pois! Mennään rohkeasti kohti ja otetaan kehityksestä hyöty ja ilo irti!

Teksti ja kuva: Vantaan aikuisopiston rehtori Petri Vahtera